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admin Apresentamos em exclusivo uma das grandes funcionalidades deste 2022: o envio de SMS recordatório desde iGEO.
De uma forma simples, será possível enviar tanto a partir do Portal Escritório como do Portal Técnico um SMS recordatório aos(às) clientes para lembrá-los tanto a data e hora do serviço planificado para o próximo dia como o recordatório de que o(a) técnico(a) está a caminho.
Como sempre falamos e mostramos no nosso blog, muitas das funcionalidades que desenvolvemos fundamentam parte da sua funcionalidade na boa qualidade dos dados que tenham introduzidos no iGEO.
A continuação, explicaremos como realizar o envio de SMS recordatório e apresentaremos um exemplo prático para ver como configurá-lo de início ao fim.
O primeiro que mostraremos será a configuração genérica dos SMS.
Para isso, deve aceder a Configuração > Empresa > Emails/SMS. A partir daqui, verá que agora existe um novo separador: “SMS”.
Separador SMS a partir da configuração da empresa
Ao aceder este separador, encontrará estas dois opções:
Esta será uma configuração genérica que pode deixar predefinida para o envio de SMS recordatório desde o escritório um dia antes da execução do serviço.
Para gerar o texto, deve clicar no botão “editar” e escrever a mensagem de texto do SMS.
Contará com uma série de variáveis que poderá introduzir no próprio texto, as quais serão posteriormente substituídas pelo dado real introduzido em iGEO.
Ou seja: se introduzimos no texto a variável “${fechaYhoraPrevista}”, no SMS enviado aparecerão a data e hora reais indicadas na ordem de serviço.
Este será o SMS que enviará o(a) técnico(a) justo antes de dirigir-se às instalações do(a) cliente. Desta forma, ele(a) já estará avisado(a) e poderá preparar-se para a visita do(a) técnico(a).
A configuração de dito SMS é idêntica à configuração dos SMS desde o escritório.
Configuração SMS desde o módulo de Configuração da empresa
É importante também que tenha em consideração o campo “nome remetente SMS”. Este será o nome que aparecerá como quem enviou a mensagem ao(à) cliente.
Se o nome da sua empresa supera os 11 caracteres ou este campo não é preenchido, aparecerá o domínio da empresa de forma predefinida.
SMS recordatório real a um telemóvel
Depois de finalizada a configuração inicial, terá que aceder a ficha da filial.
A partir daqui, aparecerá o número de telemóvel ao que enviar o SMS recordatório desde o seguinte campo:
Configuração do envio de SMS a partir da filial
A forma de indicar o número de telemóvel é o seguinte: (+prefixo)(número de telemóvel). Por exemplo: +351910XXXXXX. Deve introduzir todos os números seguidos sem espaço como no nosso exemplo e com o símbolo “+” antes do prefixo.
Como pode observar, existe a caixa de seleção “envio de mensagens automáticas”.
Ativação do envio automático de SMS recordatório
Ao ativar esta opção, observará que aparece um campo em que deve indicar a hora de envio que quer programar.
Neste exemplo que mostraremos a continuação, indicamos as 17:00 horas. Isso significa que, o dia antes de visitar às instalações do(a) cliente, às 17:00 horas será enviado um SMS de forma automática ao(à) cliente, sem termos que fazer nada manualmente.
Somente deve ter em consideração um dado: quando indicar a hora, deve existir um mínimo de 24 horas entre a hora indicada e a execução do serviço para que o envio automático seja efetivo.
Uma vez tenha configurados estes dois campos, pode enviar um SMS recordatório para todas as ordens de serviço pendentes de executar nessa filial.
Por exemplo, na ficha da ordem de serviço, encontrará no separador “dados do(a) cliente/filial” o botão verde “enviar SMS recordatório”.
Botão para enviar SMS recordatório desde a ficha da ordem de serviço
Lembre-se que, como é lógico, o SMS recordatório poderá enviar-se àquelas ordens de serviço que estejam nos estados “proposta”, “pendente confirmação” ou “confirmada”.
Ao clicar em “enviar SMS recordatório”, aparecerá novamente a mensagem predefinida na configuração.
Além disso, conforme estiver a escrever o SMS, poderá ver a quantidade de caracteres restantes disponíveis.
Caracteres restantes para enviar o SMS recordatório
Quando tiver o SMS preparado, deve clicar em “enviar mensagem de texto”. Depois desta ação, aparecerá um cartaz verde confirmando que o envio foi realizado corretamente.
Mensagem de SMS enviado corretamente
Os(as) técnicos(as) também terão esta opção disponível desde o Portal Técnico para enviar SMS recordatório aos(às) clientes. O objetivo é que, quando forem iniciar o trajeto à filial deles(as), enviem o SMS para recordar-lhes que estão a caminho.
O funcionamento é muito simples: no menu “serviços do dia” poderão clicar e enviar o SMS.
Lista de serviços do dia desde a listagem de ordens de serviço
Para isso, deve clicar no botão verde “enviar notificação de chegada“.
Botão de “enviar notificação de chegada”
Desta forma, poderá rever a mensagem de texto antes de enviá-la ao(à) cliente.
Esta funcionalidade tem um processo simples para poder enviar os SMS de forma massiva aos(às) clientes sem ter que entrar na ficha de cada um(a) deles(as) para enviar as mensagens de texto.
Para o envio massivo de SMS recordatório, deve seguir o seguinte caminho: Planeamento > Ordens de serviço > Designadas pendentes de executar.
Listagem de ordens de serviço designadas pendentes de executar
Desde esta listagem, pode primeiramente filtrar entre os diferentes conceitos que aparecem nesta tabela (“cliente”, “código postal”, “freguesia”, “linha de negócio”, “zona comercial”, etc.) e clicar na opção que aparece na parte esquerda, ao lado do número de cada ordem de serviço.
Desta forma, após selecionar as ordens de serviço, na parte superior direita, no botão azul “ações”, deverá clicar na opção “enviar SMS recordatório”.
Seleção massiva de ordens de serviço para enviar SMS recordatório
A continuação, aparecerá uma tabela com as ordens de serviço selecionadas, e poderá ver a mensagem de texto de SMS para cada uma.
Se estiver conforme, clicará no botão verde “enviar mensagem de texto”.
Estes são os três canais para enviar SMS recordatório. Esta funcionalidade é muito importante para reduzir ao máximo alguns imprevistos que, em ocasiões, costumam suceder com alguns(mas) clientes.
Agora já sabe como realizar o envio de SMS recordatório no software de controlo de pragas iGEO. Se deseja estar ao dia de outras novidades de iGEO, clique neste link.
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