Ya puedes sincronizar las órdenes de trabajo y los eventos del Planning de iGEO con Google Calendar o Microsoft Outlook.
La planificación diaria es uno de los pilares de cualquier empresa de control de plagas, sanidad ambiental o servicios. Por eso, es clave contar con una agenda actualizada, que mantenga alineados a todos los equipos.
En iGEO esto ya funcionaba de forma eficaz dentro de la plataforma, pero el sector pedía un paso más: integrar esa planificación con los calendarios que se utilizan en el día a día, como Google y Outlook.
Os hemos escuchado… ¡y ya es una realidad!
Ahora iGEO te permite conectar las ODTs y eventos del Planning con Google Calendar y Microsoft Outlook, sincronizando la información en ambos sentidos.
¿Cómo activar la sincronización?
Entra en iGEO y accede a tu ficha de empleado*, desde el Portal Oficina o desde el Portal Técnico.
Desde el Portal Oficina, en la pestaña “Datos empresariales”, encontrarás dos nuevos botones: “Activar sincronización Google” y “Activar sincronización Microsoft”.
Desde el Portal Técnico, en la página de inicio, despliega el icono de las tres líneas y pulsa en el nuevo apartado «Perfil». Accederás a un resumen de tu ficha de empleado, junto a los botones para activar la sincronización de tus calendarios.
Al pulsar en cualquiera de ellos, iGEO te devolverá una URL de sincronización. En ese mismo momento, ya podrás ver los eventos de tus calendarios de Google y MS Outlook en el planning de iGEO. Esta sincronización se realiza en tiempo real, con un delay de 0 a 5 minutos.
Para poder ver los eventos y ODTs del planning en tus calendarios externos, debes realizar un paso más: pulsar en el botón “Ver URL sincronizada” para copiar o regenerar la URL de sincronización.
*Funcionalidad disponible únicamente para empleados que tengan usuario.
*Clica en la imagen para visualizar el paso a paso.
Sincroniza Google Calendar con el planning de iGEO
Copia la URL generada por iGEO y accede a tu cuenta de Google Calendar.
Sitúate en “Otros calendarios”, pulsa en el botón “+” y accede a “Desde URL”. Pega la URL que te devolvió iGEO al activar la sincronización, y pulsa en “Añadir Calendario”.
Una vez sincronizado, verás un nuevo calendario llamado: “iGEO –Agenda”, cuyo nombre podrás editar.
¡Ya tienes las órdenes de trabajo y eventos del planning de iGEO en tu Google Calendar!
*Clica en la imagen para visualizar el paso a paso.
Sincroniza MS Outlook con el planning de iGEO
Copia la URL generada por iGEO y accede a tu cuenta de MS Outlook. Pulsa en “Añadir Calendario”.
Selecciona la opción “Suscribir desde web”. Pega la URL que te devolvió iGEO al activar la sincronización, añade un nombre y pulsa en “Importar”.
¡Ya tienes tu planning de iGEO sincronizado con MS Outlook!
*Clica en la imagen para visualizar el paso a paso.
En ambos casos, esta sincronización solo se realiza con el calendario principal del usuario y no es posible elegir qué calendario sincronizar.
Si quieres visualizar en tu Calendar los calendarios del resto de empleados, tendrás que suscribirte a ellos. Para ello, cada empleado tendrá que facilitarte la URL generada desde su perfil.
El tiempo de actualización de la información en la sincronización de eventos y ODTs desde el Planning con los calendarios de Google o Microsoft depende de factores ajenos a iGEO, como la calidad y estabilidad de la conexión, el volumen de la agenda o el número de calendarios vinculados.
iGEO garantiza el envío correcto de la información, pero la actualización final en el calendario externo está sujeta a los tiempos de procesamiento de estos proveedores. Por este motivo, en determinados casos puede existir un retraso en la visualización de los cambios, que podría llegar hasta 24 horas.
¿Cómo desactivar la sincronización?
Para cancelar la suscripción a cualquiera de los calendarios externos, debes acceder a tu ficha de empleado y pulsar en el botón “Desactivar sincronización Google” o “Desactivar sincronización Microsoft”.
En ese momento, dejarán de aparecer en tu calendario externo los eventos y órdenes de trabajo de iGEO, y en el planning de iGEO los eventos de tu calendario externo.
Cabe destacar que cuando se inactiva un usuario desde el Portal Autogestión o cuando marcamos a un empleado como inactivo, iGEO automáticamente cancela la sincronización entre el Planning del usuario y su calendario externo.
Clica en la imagen para ampliarla.
Con esta funcionalidad, iGEO se integra aún más en tu día a día y te ofrece una planificación más coherente, con menos errores y una agenda siempre actualizada en el entorno que ya utilizas.
