Apresentamos em exclusivo uma das grandes funcionalidades deste 2022, o envio de SMS recordatórios desde iGEO.
De uma forma simples será possível enviar tanto a partir do portal de escritório como do portal técnico um SMS recordatório aos vossos clientes para lembrá-los tanto a data e hora do serviço planificado para o próximo dia como o recordatório de que o técnico está a caminho.
Como sempre falamos e mostramos no nosso blog, muitas das funcionalidades que desenvolvemos fundamentam parte da sua funcionalidade na boa qualidade dos dados que tenham introduzidos em iGEO.
A continuação explicaremos como realizar o envio dos SMS recordatórios, e um exemplo prático para vê-lo como configurá-lo de início ao fim.
Configuração de SMS recordatório
O primeiro que mostraremos será a configuração genérica dos SMS.
Para isso devemos aceder a Configuração>Empresa>Emails/SMS. A partir daqui veremos que agora existe um novo separador: «SMS».
Ao acessar a este separador encontraremos dois opções.
- Configuração de Texto SMS Recordatório desde o Escritório
- Configuração de Texto SMS estou a caminho, desde o Portal Técnico
Configuração de Texto SMS Recordatório desde o Escritório
Esta será uma configuração genérica que podemos deixar predefinida para o envio de SMS recordatório desde o escritório, um dia antes da execução do serviço.
Para gerar o texto, devemos clicar no botão «Editar» e escrever a mensagem de texto do SMS.
Contará com uma série de variáveis que poderão ir a introduzir no próprio texto, as quais serão posteriormente substituídas pelo dado real introduzido em iGEO.
Ou seja: se introduzimos no texto a variável «${fechaYhoraPrevista}», no SMS enviado aparecerá a data e hora real indicada na ordem de serviço.
Configuração do Texto SMS estou a caminho, desde o Portal Técnico
Este será o SMS que enviará o técnico justo antes de dirigir-se às instalações do cliente. Desta forma o cliente já estará avisado e poderá preparar-se para a visita do técnico.
A configuração de dito SMS é idêntica à configuração dos SMS desde Escritório.
É importante também que tenham em consideração o campo «Nome remetente SMS». Este será o nome que aparecerá como quem enviou a mensagem ao cliente.
Se o nome da vossa empresa supera os 11 caracteres ou este campo não é preenchido, aparecerá o domínio da vossa empresa de forma predefinida.
Configuração do número do telemóvel ao que serão enviados os SMS recordatórios.
Depois de finalizada a configuração inicial, teremos que aceder à ficha da filial.
A partir daqui aparecerá o número do telemóvel ao que enviar o SMS recordatório desde o seguinte campo:
A forma de indicar o número do telemóvel é: (+prefixo)(número telemóvel) Por exemplo: +351910XXXXXX Deve introduzir todos os números seguidos sem espaço como no nosso exemplo e com o símbolo + antes do prefixo
Configuração envio SMS recordatório automático
Como podem observar existe o check «Envio de mensagens automático».
Ao ativar esta opção observaremos que aparece um campo em que devemos indicar a hora de envio que queremos programar.
Neste exemplo que mostraremos a continuação indicamos as 17:00 horas. Isso significa que o dia antes de visitar às instalações do cliente, às 17:00 horas será enviado um SMS de forma automática ao cliente, sem termos que fazer nada manualmente.
Somente temos que ter em consideração um dado, que quando indicarmos a hora deve existir um mínimo de 24 horas entre a hora indicada e a execução do serviço para que o envio automático seja efetivo.
Envio manual de SMS ao cliente desde Escritório
Uma vez tenhamos configurados estes dois campos, podemos enviar um SMS recordatório para todas as ordens de serviço pendentes de executar que tenhamos para essa filial.
Por exemplo, se introduzimos na ficha da ordem de serviço encontraremos no separador «Dados do cliente/filial» o botão verde «Enviar SMS recordatório».
Lembre-se, que como é lógico o SMS recordatório poderá enviar-se àquelas ordens de serviço que estejam nos estados: «Proposta», «Pendente confirmação» ou «Confirmada».
Ao clicar em «Enviar SMS recordatório» aparecerá novamente a mensagem predefinida na Configuração.
Além disso, poderão ver conforme estiver a escrever o SMS a quantidade de caracteres restantes disponíveis.
Quando tivermos o SMS preparado, devemos clicar em «Enviar mensagem de texto». Depois desta ação aparecerá um cartaz com as letras verdes confirmando que o envio foi realizado corretamente.
Envio manual de SMS ao cliente desde Portal Técnico
Os técnicos também terão esta opção disponível desde o Portal Técnico para enviar SMS recordatórios aos clientes. O objetivo é que quando for iniciar o trajeto à filial do cliente enviem o SMS para recordar-lhes que estão a caminho.
O funcionamento é muito simples, porque desde o menú «Serviços do dia» poderão clicar e enviar o SMS.
Para isso deve clicar no botão verde «Enviar SMS «estou a caminho»».
Desta forma poderá rever a mensagem de texto que será enviada por SMS antes de enviá-la ao cliente.
ENVIO MASSIVO DE SMS RECORDATÓRIOS
Esta funcionalidade tem um processo simples para poder enviar os SMS de forma massiva aos clientes e que não tenhamos que estar a entrar na ficha de cada um dos clientes para enviar o SMS.
Para o envio massivo de SMS recordatórios devemos seguir o seguinte caminho: Planeamento>Ordens de Serviço>Pendentes Designadas.
Desde esta listagem podemos primeiramente filtrar entre os diferentes conceitos que aparecem nesta tabela (Cliente, CP. Localidade, Linha de Negócio, Zona Comercial, etc.) e clicar na opção que aparece na parte esquerda, ao lado do número de cada ordem de serviço.
Desta forma será selecionada as ordens de serviço na parte superior direita, desde o botão azul «Ações» selecionaremos a opção: «Enviar SMS recordatório».
A continuação aparecerá uma tabela com as ordens de serviço selecionadas, e podemos ver a mensagem de texto de SMS para cada ordem de serviço.
Se estamos conforme, clicaremos no botão verde «Enviar mensagem de texto».
Estes são os três canais para enviar o SMS recordatório.
Esta funcionalidade é muito importante para reduzir ao máximo alguns imprevistos que em ocasiões costumam suceder com alguns clientes.
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