Le développement de la fonctionnalité de demande de matériel depuis le Portail Technique est l’un des grands développements de iGEO, permettant d’améliorer le flux de communication entre les techniciens et les collègues du bureau.
Ci-dessous, vous trouverez les étapes nécessaires pour appliquer cela dès maintenant dans votre entreprise. Commençons!
Configuration des autorisations de demande de matériel
Pour que les techniciens aient le pouvoir de demander du matériel, vous devez accéder à la fiche du technicien en question et activer l’autorisation appropriée.
Si vous activez la première case, le technicien peut faire la demande sans avoir à être validé par les collègues du bureau.
Si nous voulons ajouter un niveau de sécurité, nous pouvons activer la deuxième case, et la demande devra être validée par le bureau.
Important: Le technicien doit avoir un entrepôt désigné d’où le matériel sera déduit, afin que, lors de l’acceptation de la commande, la quantité demandée soit déduite correctement et automatiquement.
Comment le technicien fait-il la demande de matériel?
Depuis le Portail Technique, il trouvera le menu «Produit». En haut, il trouvera l’onglet «Demande de matériel» et verra qu’il existe deux options: «Demande de matériel» ou «Demande de matériel pour ordres en attente».
Demande de matériel
Sur cet écran, le technicien devra indiquer le matériel et la quantité qu’il souhaite demander. Enfin, il indiquera l’entrepôt d’origine et l’entrepôt final.
Avec ces données, très simples à indiquer, il pourra faire la demande de matériel directement depuis le Portail Technique. En cliquant sur «Envoyer la demande», un numéro sera attribué à la demande, afin de pouvoir suivre de manière exhaustive.
Décision sur la demande réalisée depuis le Portail Bureau
Rappelez-vous, comme nous l’avons expliqué précédemment, que cela dépend directement des autorisations attribuées au technicien.
Dans le cas où il n’a que la première autorisation, il n’est pas nécessaire que quelqu’un du bureau valide sa demande.
Si la demande doit être validée par le bureau, suivez ces étapes
Si la demande doit être validée par le bureau, suivez les étapes suivantes.
Accédez au module Catalogue, et dans la section «Demande de matériel», une liste de toutes les demandes «acceptées», «rejetées» et «en attente» apparaîtra.
Si la demande inclut plusieurs produits, une ligne de chaque produit apparaîtra dans le tableau des demandes.
Dans ce tableau, les collègues du bureau auront toutes les informations nécessaires pour prendre une décision. En sélectionnant une ou plusieurs lignes, vous pourrez accepter ou rejeter la demande via le bouton Actions, situé en haut à droite.
Enfin, vous devrez vérifier que les données sont correctes ou en modifier certaines si nécessaire.
Pour vérifier que le mouvement des produits a été effectué correctement, nous pouvons visualiser si le mouvement a été enregistré dans l’entrepôt d’origine.
Pour voir les détails, il suffit de cliquer sur l’icône de l’œil.
Comment le technicien peut-il savoir quelles demandes ont été approuvées ou rejetées?
En accédant au menu «Produits» et à l’onglet «Demande de matériel», en haut, vous trouverez les options «Rejetées», «Acceptées» et «En attente».
Comment gérer la demande de matériel pour les ordres de travail en attente d’exécution?
Depuis le Portail Technique, vous devez accéder à la section «Produits» et dans l’onglet «Demande de matériel», vous trouverez en bas le bouton «Demande de matériel pour ordres en attente».
En cliquant ici, vous devez entrer une plage de dates pour les ordres de travail planifiés entre ces dates.
Ainsi, nous verrons une liste de tous les produits suggérés dans ces ordres de travail et il suffira de cocher la case à gauche et de demander ces matériaux.
Ensuite, le technicien devra indiquer les autres informations expliquées précédemment (date et heure limite, entrepôt de sortie et d’entrée, observations, etc.). La procédure à suivre est exactement la même.
Avec ces étapes, vous pouvez déjà accélérer le processus de demande de matériel depuis le Portail Technique.
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